西医发[2011]37号

西安医学院学生档案管理办法

第一章 总 则

第一条　学生档案是学生在校学习、生活、工作、成长的真实记录，在其一生中有着十分重要的意义。为保证我校学生档案的完整、规范，提高学生档案工作管理水平，特制定本办法。

第二条 本办法适用于在我校接受普通高等学历教育的本科、专科全日制学生。

第二章 管理原则和部门职责

第三条管理原则

（一）学校学生档案管理工作实施校、系两级管理体制，学生处是学校学生档案管理的主管部门，实行集中统一管理模式。各院、系具体分管本部门学生日常档案的收集、管理等工作，并接受校学生处的指导、监督和检查。

（二）确保学生档案安全、保密，在档案管理过程中要认真负责，一丝不苟，保证学生档案信息齐全、材料完整。各院系要对学生档案管理工作要高度重视，配备专职人员、落实工作责任、严格管理程序。

第四条部门职责

（一）学生处负责学生档案的密封、查阅、借阅及日常保管工作，按照档案管理规定，接受档案的查阅工作。

（二）招生就业处负责提供毕业生详细的档案转递地址。

（三）各院、系负责本院、系学生档案材料的接收、审查、整理、分类；毕业生归档材料的收集、整理、归档；并按规定时间转交到学生处。

第三章 学生档案材料的归档

第五条归档范围

（一）中学阶段材料：（1）中学档案；（2）高考资料（高考报名登记表、体检表、志愿书、诚信书）；（3）录取通知书；（4）高考成绩单；（5）准考证

（二）大学阶段材料：（1）毕业生登记表；（2）体检表；（3）毕业实习鉴定表（毕业论文）；（4）报到证存根；（5）奖励证明材料；（6）违纪处分材料；（7）学籍异动材料；（8）组织发展材料；（团员材料）(8)其它归档材料。（大学成绩单）

第六条归档要求

（一）新生报到时，将自带的档案、新生录取通知书、准考证统一交给院系辅导员。各院系应检查档案是否密封，如未密封应及时退回生源地重新密封，对于密封完整的档案应检查其中内容是否完整、准确、真实，如有缺少资料，要求做记录并告知学生。各院系将学生自带档案、新生录取通知书、准考证进行归档整理作为学生原始档案。并于10月底将该原始档案以院系为单位（档案材料应标明学生的院系、专业、层次，并按学号顺序排列）由院系档案管理专职人员统一交到学生处档案室，档案材料不齐全或缺失的均要在名单上注明。

（二）凡需归档的材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确；文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写；严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸等书写，不得用复印件代替原件存档。

（三） 如归档材料不符合归档要求，学生处档案室有权退回，由送交院系按要求重新组织办理。

第四章 学生档案的保管

第七条学生处、各院系应根据实际情况，建立学生档案管理制度，指定专人负责管理档案，保证档案管理的连续性。档案管理人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮等管理工作。

第八条学生档案的查、借阅

（一）非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案。

（二）学生不得查、借阅本人档案。

（三）确因工作需要须查、借阅学生档案者，须填写《西安医学院查、借阅学生档案审批表》，严格履行审批表中的各项规定和程序。借期最长不得超过两周。

（四）借、阅档案只限借阅人使用，借阅者要严守机密，妥善保管，不得拆卸、涂改、划圈、自批、抽页、添加和污损档案材料，应保持档案的整洁、完整。

第五章     学生档案的转递

第九条学生毕业离校前和退学时，各院系档案管理人员须在学生处统一指导下，配合整理好毕业生和退学学生的档案，及时做好整理、归档和转递等工作。

第十条毕业生档案的去向由招生就业处就业中心提供，学生档案的转递前的密封工作由学生处负责办理。

第十一条毕业生档案在转递前，各院系档案管理专职人员和辅导员必须认真检查归档材料是否完整，避免漏装；装档要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装。

第六章 工作要求

第十二条 各院、系要尽快制定档案管理规定，指定专职人员管理档案，并尽快将专职管理人员名单报学生处。

第十三条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要经允许可摘记档案材料，摘记的内容应在学生档案室备案，并应妥善保管摘记内容，不得泄露。

第十四条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档案材料。所有学生归档材料一并在毕业前集中装档。招生就业处就业指导中心需在规定的时间将学生毕业去向告知学生处档案室；教务处需在规定的时间将毕业生成绩综合表交各院、系；每年6月底至7月初为各院、系集中装档时间。

第十五条 学生的应归档材料一旦形成，各院系和有关部门应及时或按规定的时间和要求送交学生处档案室归档；不得私自存留部门或个人手中，如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，有关人员应承担责任。

第七章 附 则

第十六条 本办法由学生处负责解释。

第十七条 本办法自发布之日起执行。